При взаимодействии с партнерами принято корректно выражать свои нарекания по качеству услуг, непогашенной задолженности и прочим нарушениям обязательств по договору. В этом случае имеет смысл грамотно составить претензиальное письмо, в котором отразить суть требований и предложение по решению возникшей проблемы. Готовые примеры, правила составления и другая полезная информация – все это приводится далее.
Образец бланков можно скачать в конце статьи
Возникновение противоречий, как правило, можно разрешить без подачи искового заявления в суд. Основная цель как раз состоит в том, чтобы приложить максимальные усилия для того, чтобы избежать разбирательства в суде. Поэтому назначение этого документа следующее:
Таким образом, в большинстве случаев при составлении текста нужно уделить внимание не только «негативной» части со своими требованиями и обоснованием недовольства, но и «позитивной», в которой делается конкретное предложение по разрешению проблемы.
Плюсы досудебного урегулирования ситуации очевидны:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Даже в случае дальнейшего обращения в суд будет правильным предварительно сформулировать свои нарекания и отправить их партнеру. Если эта мера и не возымеет действия, во время разбирательства можно будет предоставить документ как дополнительное доказательство того, что вы действительно предприняли попытку решить проблему без посредничества суда.
При этом составить обращение могут все граждане и юридические лица:
Заявитель может обратиться как лично сам, так и направить своего представителя, действующего на основании доверенности. В последнем случае указываются данные доверенности – название и дата составления.
Прежде чем взяться за составление текста, важно грамотно проанализировать ситуацию, чтобы понять:
После того, как были получены четкие ответы на каждый вопрос, можно приступить к тексту. При его составлении можно опираться на общие правила делового этикета:
Используются самые разные способы доставки отправления, однако основная задача – получить документальное подтверждение получения письма. Это может быть:
Как вариант, можно отправить сообщение и по факсу, но в этом случае вы не можете получить как таковое уведомление о вручении. Поэтому если есть реальная возможность судебных разбирательств в дальнейшем, лучше всего отправить именно по почте заказным письмом.
В обще случае срок ответа составляет 30 календарных дней с момента вручения отправления адресату. Отсчет начинается с рабочего дня, который следует за днем вручения (дата указывается в уведомлении). При этом время доставки ответа не учитывается – т.е. контрагенту, партнеру дается ровно 30 календарных дней для того, чтобы сформулировать свой ответ.
Однако в некоторых случаях срок может быть уменьшен:
В отдельных случаях стороны могут договориться об увеличении сроков рассмотрения заранее и закрепить это в договоре. С другой стороны, по ходу самой ситуации, в зависимости от конкретных обстоятельств, может также понадобиться дополнительное время – например, для проведения экспертизы, лабораторных анализов и т.п.
В некоторых случаях (например, в связи с противоречиями по аренде) законодательство предписывает обязательный досудебный порядок урегулирования споров. В основном предполагается, что сторона, терпящая ущерб, должна сначала обратиться в своему партнеру по договору с письменным обращением. Если ответа в указанные сроки не поступило или ответ не устроил, то компания вправе сразу обращаться в суд.
Количество экземпляров определяется по ситуации. Как минимум, письмо пишут в двух оригинальных экземплярах – один посылается контрагенту, другой остается на руках. При этом желательно зафиксировать факт отправки и в своем внутреннем журнале регистрации исходящей/входящей корреспонденции.
С оригинала допускается снимать любое количество копий. Эти копии компания может заверить – на всех страницах ставится печать и рукописная подпись уполномоченного лица. Заверение нотариусом необязательно.
Это тоже довольно важный и распространенный вопрос. На самом деле письмо нельзя считать документом, который имеет для какой-либо из сторон характер обязательного. В нем не содержится описание прав или обязанностей, потому что это не договор и не соглашение.
С другой стороны, именно оно – основное доказательство того, что компания (или частное лицо) действительно пыталась урегулировать свои разногласия в досудебном порядке. Опыт показывает, что большинство судей позитивно относятся к таким попыткам. С другой стороны, игнорирование обращения контрагентом – это определенная репутационная и даже судебная издержка для него.
В законодательстве не содержится четкого определения подобного документа и требований к его оформлению, поэтому при составлении следует исходить из реально сложившихся традиций делового документооборота, с учетом особенностей своей ситуации.
Бланк, который можно приспособить практически под любой случай, представлен ниже. А конкретные примеры рассматриваются в следующем разделе.
По сути, тональность текста зависит от ваших дальнейших планов. Если отношения с партнером достаточно дороги, лучше всего описать свои пожелания и нарекания в позитивном ключе – как выражение неудовлетворенности, но вместе с тем и надежды на плодотворное сотрудничество в будущем. Если же отношения явно зашли в тупик и был нанесен ощутимый ущерб, нужно рассматривать обращение как последний шаг перед подачей искового заявления. И свои намерения нужно ясно сформулировать и донести до партнера.
Конкретный вариант оформления зависит от причины нареканий – т.е. какой именно договор был нарушен, чем именно недовольна компания. Далее рассматриваются реальные примеры и правила оформления наиболее распространенных обращений претензионного характера.
Это наиболее распространенная тематика. Обычно сторона изначально обращается с устной просьбой, но в большинстве случае получает отказ, поэтому вынуждена составить письменное обращение или даже сразу обратиться в суд – по своему усмотрению.
К особенностям составления подобного документа можно отнести следующие:
Образец на который можно опираться как на готовый пример, представлен ниже.
Это наиболее распространенная ситуация, связанная с разногласиями друг к другу представителей разных юридических лиц. Нередко с подобными замечаниями обращаются и частные лица, неудовлетворенные оказанными услугами. При этом разногласия могут быть по поводам:
Структура обращения практически ничем не отличается, однако важно ссылаться на конкретные пункты договора, подробно описывать факты нарушения (дата, суть), но при этом стараться избегать определения вины, потому что это уже задача суда.
За образец составления можно взять такой пример:
Подобное письмо чаще всего направляется банком своему клиенту или в адрес одной компании со стороны другой: в претензию ставится неполное погашение задолженности, нарушение сроков, способа перечисления суммы (не на тот счет) и т.п.
В данном случае потерпевшей стороне необходимо подробно описать, почему она считает товар некачественным, сослаться на обязательства партнера по договору, а также определенные нормативные документы, например, ГОСТ, в которых подробно описаны требования к качеству. К этой же категории можно условно отнести те обращения, которые связаны с ситуациями недокомплекта, заводского брака, следов механических повреждений, связанных с некачественным оказанием услуг доставки и т.п.
Наконец, еще один вид обращения претензионного характера связан с грубым нарушением срока поставки. В этом случае сторона может описать тот ущерб, который был получен, а также указать свое намерение обратиться в суд. За основу можно взять следующий пример:
Составление претензионного обращения – это основная мера досудебного урегулирования, поэтому каждая компания должна иметь в виду, что правильное оформление документа дает дополнительное основание для надежды решить проблемы без посредничества суда.
Как правило, это поставка некачественного товара (или непоставка товара вообще), некачественное оказание услуги (или неоказание вообще), несогласованное повышение цены и т.д.
Претензия, которую составляет частное (физическое) лицо в адрес юридического, пишется в свободной форме на обычном листе формата А4. Претензия от предпринимателя предпринимателю составляется на фирменном бланке организации.
Как всякое деловое письмо, претензия имеет определённые форму и содержание:
Письменная претензия составляется в двух экземплярах. Её можно доставить недобросовестному контрагенту лично или, например, отправить по почте заказным письмом с уведомлением.
Отдельной унифицированной формой претензии является письмо-претензия по факту брака (недостачи) товара. Эта форма заполняется в том случае, когда при получении товара от поставщика на складе покупателя принимающее товар лицо обнаруживает расхождения между фактическим количеством и/или качеством товара и данными сопроводительных документов (
Правовые споры, конфликты, разногласия можно урегулировать не только обращением в суд. Достаточно эффективным способом, позволяющим донести «недовольство» своему деловому партнеру, организации или учреждению является претензионное письмо или претензия.
Многие гражданско-правовые договоры, особенно длительного действия, например, поставки, содержат условие о том, что перед обращением в суд сторона должна направить претензию. Но даже если такого условия нет, целесообразнее сначала написать претензионное письмо и попытаться решить все мирным путем, нежели затрачивать огромные ресурсы на судебные разбирательства.
Что должно содержаться в претензии и как ее оформить?
В претензионном письме обязательно необходимо прописать:
Генеральному директору ООО «Атом»
Иванову И.И.
000000, г.Москва,
Б.Строченовский пер.,д.1
От Петрова П.П.
000000, г.Москва
пр.Ленина д.1 кв.1
ПРЕТЕНЗИЯ
28 октября 2012г. между ООО «Атом» в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, с одной стороны, именуемое в дальнейшем Заказчик, и Петровым Петром Петровичем с другой стороны, именуемым в дальнейшем Исполнитель, был заключен договор №11-057 на выполнение работ, предметом которого, согласно п.1.1 Договора явилось выполнение Исполнителем работ, указанных в Спецификации №1 и принятие и оплата выполненных работ Заказчиком.
Согласно п.1 Дополнительного соглашения от 30.01.2012г. к Договору, оплата по договору производится в три этапа: оплата первого этапа в размере 50 % от суммы Спецификации №1 приложения №1 до 31.12.2011г. Оплата второго этапа в размере 25% от суммы Спецификации №1 приложения №1 до 30.04.2012г. Оплата остатка суммы осуществляется в течение 14 календарных дней от даты подписания Акта сдачи-приемки выполненных работ, при условии, что работы выполнены надлежащим образом и в установленный срок.
Выполненные Исполнителем работы по Договору были представлены Заказчику, за которые он осуществил оплату в размере 50 % от суммы Спецификации №1. Согласно сложившимся обычаям делового оборота, а также п.2.1.5, 2.2.3 Договора, Заказчик, после направления ему работ, должен осуществить их проверку и в случае возникших недостатков отказаться от приемки результатов, составить совместно с Исполнителем протокол замечаний с указанием недостатков и сроков их устранения.
Однако Заказчик принял результаты работ, оплатив 50% от их стоимости, не принеся замечаний на качество и сроки выполнения работ.
В соответствии с п.1 Дополнительного соглашения №1 от 30.01.2012г. оплата второго этапа в размере 25% от суммы Спецификации №1 приложения №1 производится в срок до 30.04.2012г.
Согласно п.1 ст.781 ГК РФ заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре возмездного оказания услуг.
П.6.3 Договора предусматривает право Заказчика отказаться от исполнения настоящего Договора при условии оплаты Исполнителю за фактически выполненную работу, однако Заказчик, в нарушении данного положения, отказался от исполнения Договора, не выплатив Исполнителю предусмотренные Спецификацией №1 и Дополнительным соглашением №1 25 % от суммы, указанной в спецификации.
С Актом оценки выполненных работ от 30.04.2012г., в котором произведена оценка объема работ по Договору от 28.10.2012г. Исполнитель не согласен, поскольку данная оценка выполнена сотрудниками Заказчика, следовательно, она не носит объективный характер, кроме того в данном Акте отсутствует обоснование произведенной оценки; других замечаний относительно выполненных работ Заказчик не высказывал.
Отправленное Заказчиком Соглашение №12-2461 о расторжении договора на выполнение работ №11-057 от 28.10.2012г. противоречит действующему законодательству, а именно п.3 ст.154 ГК РФ ввиду того, что текст данного соглашения не был согласован сторонами, с условиями я не согласен, поэтому не считаю нужным подписывать его.
Указанная в Спецификации №1 сумма с учетом НДФЛ составляет 396 945,50 руб. 25% от указанной суммы составляют 99 236, 38руб.
На основании вышеизложенного,
Выплатить денежные средства по Договору в размере 25% от указанной в Спецификации №1 суммы в размере 99 236,38руб. в течение 15 дней со дня получения данной претензии.
В случае невыплаты указанной суммы буду вынужден обратиться в суд с требованием о выплате данной суммы по Договору, о взыскании процентов за пользование чужими денежными средствами по ст.395 ГК РФ и судебных издержек.
«__»____________2012г. ______________Петров П.П.
Чтобы контрагенту было понятно, из чего складывается требуемая сумма, предъявитель претензии должен сделать ее подробный расчет. Его можно включить в текст самого письма, а можно в приложение к нему.
Для подкрепление своих доводов необходимо использовать, помимо Договора, статьи Гражданского Кодекса, закрепляющие данные отношения. Например, если качество работ по договору подряда оказалось невысоким, заказчику поможет в составлении претензии ст.723 ГК.
Закон закрепляет, что такая претензия может быть подана в течение гарантийного срока службы, либо в течение двух лет с момента приобретения. Если она подается по истечении двух лет, то бремя доказывания ненадлежащего качества переходит на продавца.
В претензии должно содержаться оспариваемое условие, а также ссылка на норму закона, которой это условие и противоречит. Помимо суда, коммерческому банку можно «пригрозить» Центробанком, страховой компании - Службой по финансовым рынкам, а им обоим - Роспотребнадзором.
Прошло несколько лет с того дня, когда взимание банковской комиссии за ведение судного счета попало под запрет. Банки, изменяя название данной платы, продолжают требовать с клиентов деньги за услугу. В подавляющем большинстве случаев претензия вынуждает кредитную организацию возвратить уплаченные средства, поскольку судебные тяжбы принесут ей еще большие убытки.
На претензию следует отвечать в установленные сроки. Ответ также целесообразно отправлять тем же способом, которым было отправлено претензионное письмо.
Претензия - это требование к контрагенту о выполнении определенных обязательств: уплате долга, возмещении убытков, уплате штрафа, устранении недостатков поставленной продукции, проданной вещи или выполненной работы.
Претензия может быть составлена в произвольной форме. На практике применяются претензия передаваемая напрямую, претензионное письмо и лист притензий. В претензии должны обязательно фигурировать следующие пункты:
Претензия (заявление) должна быть написана в двух экземплярах, один из которых передается в магазин, а на втором работники магазина должны поставить свою подпись. Этот экземпляр останется у Вас, как подтверждение того, что претензия получена магазином.
Если юридическое лицо ликвидировано или фактически прекратило свою деятельность, и у него отсутствует правопреемник, то необходимо в каждом конкретном случае или выбирать другого контрагента, к которому в соответствие с законом потребитель может предъявить требование или обратиться в общественное объединение потребителей, где вам дадут совет, как поступить в такой ситуации.
Если по каким-либо причинам продавец (изготовитель, исполнитель) отказываются принимать претензию, либо ставить свою подпись на вашей копии, отправьте претензию заказным письмом с . Также возможно в присутствии двух очевидцев, которыми могут быть и ваши родственники или знакомые, оставить претензию любому работнику продавца (изготовителя, исполнителя). Тогда на втором экземпляре необходимо сделать запись о том, что претензия вручена тогда-то в присутствии очевидцев с их подписями и указанием их адресов и паспортных данных. При этом надо учитывать, что эти очевидцы могут быть впоследствии вызваны в суд в качестве свидетелей для подтверждения факта передачи (вручения) претензии.
Получив претензию, продавец (исполнитель) должен принять решение о порядке рассмотрения вашего требования. Так, например, приняв решение о проведении проверки качества, он должен известить вас о времени и месте ее проведения. Если наличие недостатка не оспаривается, но в результате проверки качества продавец (исполнитель) посчитал, что причиной возникновения недостатков являются ваши виновные действия (например, нарушение правил хранения или эксплуатации) или бездействие (например, не выполнение требований о техническом обслуживании), то продавец обязан провести экспертизу.
Потребитель вправе принимать участие, как в проверке качества, так и при производстве экспертизы. Во избежание недоразумений, рекомендуем Вам изначально высказать в тексте претензии такое свое намерение, с просьбой проинформировать Вас о месте и времени проведения проверки качества (если она не осуществляется в момент передачи вами некачественного товара) или экспертизы, с указанием лиц, которые будут их проводить.
Вы недовольны качеством, характеристиками или свойствами приобретенного вами товара? Несмотря на закрепленные в Гражданском кодексе РФ, Законе РФ "О защите прав потребителей" и Правилах продажи отдельных видов товаров права покупателя, продавец не спешит помогать вам их реализовывать. Зачастую спор между продавцом и покупателем возникает из-за прямого отказа продавца выполнить ваши требования. Ну и самый мягкий способ завуалированного отказа – продавец обещает выполнить ваши требования и ничего не предпринимает для этого.
Таким образом, вы поняли, что продавец не идет вам навстречу при вашей устной просьбе, по телефону или электронной почте.
Есть и другие способы воздействия на продавца. Вплоть до судебного спора. Но судебная тяжба отнимает много сил и времени. Кроме того, необходимо соблюсти досудебный порядок урегулирования спора. Необходимо составить документ называемый «претензия».
Претензия составляется в письменном виде. Вы можете напечатать этот документ или написать от руки. Закон не ставит ограничений в части исполнения самого текста. Также нет определенной формы претензии. Есть общие требования к содержанию претензии. В претензии должны быть указаны:
Если вы имеете возможность вручить претензию непосредственно продавцу или его представителю, вам следует написать претензию в двух экземплярах, один из них и вручить продавцу. На вашем экземпляре он ставит дату получения претензии, свою подпись и ее расшифровку. Или достаточно штампа входящего письма, проставленного секретарем организации. Такой штамп уже содержит краткие данные о продавце (наименование, телефон и адрес, как правило). Если нет возможности лично доставить претензию в офис продавца, всегда можно воспользоваться услугами почты. К тому же, если продавец отказывается получать претензию, то в этом случае вы можете отправить ее заказным письмом с уведомлением о вручении на юридический адрес продавца (лучше, конечно по фактическому адресу деятельности, но не всегда такую информацию можно раздобыть у недобросовестного продавца).
От проставленной продавцом (или почтой) даты начинает идти срок удовлетворения ваших требований. За просрочку выполнения законных требований покупателя продавец может быть привлечен к ответственности, предусмотренной действующим законодательством (неустойка, штрафные санкции). Отсчет срока для исполнения вашего требования начинается с момента вручения претензии. Если вручить претензию фактически оказывается невозможно (по сообщению почты, адресат выбыл, или не находится по последнему известному адресу) отсчет срока для исполнения ваших требований начинается с даты такого уведомления, предоставленного почтой.
Для составления претензии можно воспользоваться образцом, приведенным вверху перед текстом. Образец применим к ситуации, когда вам продан товар ненадлежащего качества, и вы решили вернуть его.