Смотреть что такое "СЭД" в других словарях. Электронный документооборот: пошаговый алгоритм внедрения СЭД Создание системы электронного документооборота

Эффективный современный процесс, позволяющий оптимизировать работу компаний, – это организация электронного документооборота. Любая структура может сэкономить свое рабочее время и начнет принимать стратегические и оперативные решения в несколько раз быстрее, опережая своих конкурентов.

На первый взгляд кажется, что автоматизация может полностью изменить формы работу предприятия, но это далеко не так. Внедрение системы электронного документооборота позволит изменить работу лишь нескольких участков предприятия, при этом сама организация такого функционала может вызвать серьезные вопросы.

Важные моменты

Перевод всех имеющихся документов в отдельно взятой компании в электронный формат сейчас просто необходим. Аналогичная ситуация произошла в 90-ых годах с системой бухгалтерского учета. Информация должна быть обработана качественно и очень быстро, поскольку знание на сегодняшний день превосходит по значимости материальные потоки.

Кроме того, данные не должны попасть в руки сторонних людей, иначе компания станет уязвимой, и ее легко можно будет уничтожить. Существует целый ряд проблем, с которыми приходится сталкиваться организациям, ведущим бумажный документооборот:

• материалы могут быть утеряны;
• появляются файлы, в которых сложно определить авторов и назначение;
• документы могут попасть в руки сторонним людям;
• на поиск нужных материалов может уходить огромное количество рабочего времени;
• каждый файл копируется, за счет этого возникают дополнительные траты на канцелярские принадлежности и бумагу;
• согласование документации и ее подготовка требует большого количества времени.

При переводе организации на электронный документооборот можно избавиться от всех этих сложностей, а также:

• повысить общую эффективность предприятия, упростив работу с материалами;
• сформировать слаженную систему работы внутри компании;
• увеличить оперативность получения необходимых данных;
• повысить общую трудовую производительность сотрудников предприятия, что возможно за счет снижения времени, которое тратится на работу с документами;
• сформировать разные права для всех сотрудников предприятия, согласно которым они будут получать доступ к информации.

Как выбрать подходящую СЭД?

Далее следует определиться, какую именно систему электронной документации можно выбрать. Существует несколько классов систем, которые отвечают за автоматизацию документооборота, управление всеми рабочими информационными потоками и архивными документами, а также за непосредственный контроль.

Каждая система была создана для того, чтобы решить целый ряд задач. В частности, система автоматизации не позволит выполнить корректную маршрутизацию всех рабочих потоков. Именно поэтому необходимо выбрать систему, полностью отвечающую вашим потребностям в рамках работы предприятия.

Особенности организации электронного документооборота заключаются в умении правильно выбирать данные системы. Очень часто можно встретить упоминания о системах ERP. Многие считают, что они способны решить абсолютно все проблемы внутри отдельно взятого предприятия, но это далеко не так. Наиболее оптимальный вариант – сочетание системы ERP и автоматической системы ДОУ.

Чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, достаточно придерживаться нескольких простых советов.

1. Важно сначала определиться с задачами, которые будет выполнять данная система. При необходимости проконсультируйтесь со специалистами.
2. Далее следует полностью изучить все имеющиеся на рынке предложения, обладающие данным функционалом.
3. Выберите систему, которую можно легко настроить в любой удобный момент времени, а затем проверьте ее с помощью демо-версии. Некоторые компании, занимающиеся производством СЭД, оказывают бесплатную поддержку на период тестирования.
4. Совсем не нужно сразу приобретать дорогую систему, обладающую высокой мощностью.
5. Процесс внедрения можно осуществить в несколько этапов, потратив необходимую сумму по частям.

Тонкости внедрения СЭД

Срок внедрения электронной системы документооборота может существенно различаться: некоторые специалисты утверждают, что способны выполнить процесс в кратчайшие сроки. Единственный минус данной схемы – специалисты стараются получить от заказчика максимально возможное количество денег за свою работу.

Процесс внедрения может зависеть от большого количества факторов.

Класс системы

Система ARM может быть внедрена за неделю, а внедрение структуры ERP может потребовать от заказчика и специалистов большого количества времени (месяц, полугодие, год).

Масштаб

Чем больше система, тем больше времени и усилий необходимо приложить для ее внедрения. Кроме всего прочего, необходимо обучить всех пользователей системы работать с ней и установить нужное ПО на всех компьютерах организации.

Простота управления

Некоторые производители адаптируют систему согласно имеющимся требованиям заказчика, меняя программный код. Такая адаптация занимает большое количество времени, если же систему можно адаптировать с помощью изменения настроек, это происходит намного быстрее.

Этапы организации

Сама организация документооборота должна состоять из шести этапов, но их количество может меняться:

Данные этапы могут быть осуществлены параллельно.

Если вы не знаете, как организовать электронный документооборот в организации, главное внимание нужно будет обратить на обучение сотрудников предприятия. Все работники должны быть обучены максимально качественно, иначе даже совершенные системы будут давать сбой в работе.

Переход от бумажного документооборота к электронному может быть осуществлен в срок от 2 недель до 6 месяцев; внедрение новых систем может занять от 12 до 24 месяцев. Отдельно следует рассмотреть стоимость данной системы. Общая закономерность: все системы единого класса обладают схожей стоимостью, которая зависит от целого ряда факторов.

Экономическая эффективность электронного оборота документов уже давно обсуждается среди специалистов и в прессе. Сложно оценивать данную эффективность, поскольку необходимо учитывать важность СЭД для каждого предприятия.

С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия: ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.

Модуль ввода данных необходим для внесения в систему электронного документооборота исходной информации. Эта информация может поступать из различных источников: бумажных документов, сканеров, почты, online – форм и пр. Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную обработку данных.

Модуль индексирования . Он обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. С его помощью система электронного документооборота может организовать хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей.

Модуль обработки документов . После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает распределение информации и документов по заданным правилам.

Модуль управления доступом . За счет этого модуля обеспечивается распределение информации и документов по пользователям. Каждый пользователь системы может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы.

Модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки документов. Для создания маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота.

Модуль системной интеграции . Как правило, системы электронного документооборота работают во взаимосвязи с другими системами управления (например, CRM , ERP , OLAP системами). Модуль системной интеграции обеспечивает передачу данных между такими системами.

Модуль хранения документов и данных . Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

Виды систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота могут отличаться по видам применяемых технологи, степени интеграции и области применения.

В зависимости от применяемых технологий работы можно выделить четыре вида систем электронного документооборота:

• Клиент-серверные системы . В данном виде систем основные модули управления документацией и данными размещаются на выделенном сервере. Клиентская часть представляет собой интерфейс взаимодействия пользователей с системой. Преимуществом данного вида систем является их быстрота и надежность.
• Системы на основе баз данных . Эти системы, как правило, интегрированы с базами данным типа SQL или Oracle . Вся информация хранится в этих базах данных. Для обработки информации применяются отдельные модули. Преимуществом таких систем является возможность хранения большого объема информации.
• Системы на основе web технологий . Эти системы обеспечивают работу на основе удаленного доступа к серверу. Преимуществом этой технологии является возможность отказаться от клиентских приложений. Доступ к системе документооборота с рабочих мест пользователей может осуществляться посредством web браузеров.
• Системы на основе «облачных» технологий . Данные системы похожи по своей сути на системы с web технологиями. Отличие заключается только в том, что в качестве сервера системы электронного документооборота используется сервер хостинг-провайдера.

В зависимости от степени интеграции, системы электронного документооборота можно разделить на следующие виды:

• Универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы) . Это независимые системы документооборота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией. Как правило, такие системы используют клиент-серверную технологию работы.
• Системы управления групповой работой . Эти системы обеспечивают распределенную работу с документами и данными группы пользователей. Их основное назначение – обеспечить совместную работу. Поэтому, системы управления групповой работой имеют значительно меньший функционал, чем EDMS системы.
• Встроенные модули в составе информационных систем управления . Такие модули имеют все ERP системы. Данные модули также имеют ограниченный функционал (в сравнении с EDMS системами) и, как правило, без внедрения базового функционала ERP системы не работают.

Еще одним направлением, по которому можно структурировать системы электронного документооборота, является область применения. Существуют системы электронного документооборота, которые ориентированы на специальные виды документации или сферы деятельности. Например, PDM системы, системы поддержки разработки ПО, системы типа HelpDesk, системы поддержки медицинской документации, и пр.

Внедрение системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота включает в себя несколько этапов, которые организация должна выполнить самостоятельно вне зависимости от участия поставщика системы. Эти этапы включают в себя набор логически взаимосвязанных действий и мероприятий, которые позволят организации оценить проект в целом, и повысить вероятность успешного завершения проекта.

Общая схема этапов внедрения системы электронного документооборота представлена на рисунке.

Основные этапы внедрения системы электронного документооборота включают в себя:

Этап 1. Определение базовых процессов и процедур.

Цель данного этапа заключается в четком определении состава существующих процессов документооборота и процедур обработки документации. Для этого необходимо провести детальный анализ существующих процессов и процедур.

В ходе этого этапа необходимо:

• определить процессы верхнего уровня;
• определить детальный состав процессов;
• определить бизнес цели для процессов документооборота;
• определить технические цели для процессов документооборота.

Этап 2. Определение требований к процессам документооборота.

На данном этапе определяется, какие изменения необходимо внести в процессы документооборота, чтобы они работали эффективно и могли быть автоматизированы.

На данном этапе необходимо:

• провести технологическую оценку процессов документооборота;
• определить бизнес требования к процессам;
• подготовить карты процессов «как должно быть»;
• установить измеряемые характеристики процессов;
• сформулировать технические требования к процессам документооборота и подготовить техническое задание .

Пример документов:

Карта процесса "Управление входящей корреспонденцией"	Карта процесса "Управление исходящей корреспонденцией"	Техническое задание на автоматизацию документооборота

Этап 3. Формирование критериев выбора системы электронного документооборота.

На основании данных первого и второго этапов необходимо сформулировать набор критериев для выбора системы электронного документооборота. Критерии выбора системы электронного документооборота будут во многом определять объем дальнейших работ и порядок организации взаимодействия с поставщиком системы.

На данном этапе необходимо:

• классифицировать существующие документы по видам;
• провести оценку существующих форм документов;
• определить состав данных, которые будут перенесены в электронный вид;
• определить требования к пользовательскому интерфейсу;
• составить набор критериев выбора системы электронного документооборота.

Этап 4. Выбор системы электронного документооборота.

Этот этап позволяет организации определить основные технологии, на основании которых будет работать система электронного документооборота, выбрать подходящую систему и определить поставщика услуг по внедрению системы электронного документооборота.

На данном этапе необходимо:

• определить состав функций системы документооборота;
• определить вид системы документооборота, наибольшим образом соответствующий потребностям организации;
• сформировать список возможных поставщиков системы электронного документооборота;
• выбрать поставщика системы электронного документооборота.

Этап 5. Управление проектом внедрения системы электронного документооборота.

После выбора поставщика системы электронного документооборота необходимо разработать план внедрения. Этот этап может занять достаточно много времени, однако время на планирование поможет значительно сократить время на внедрение системы. План может быть разработан совместно с поставщиком услуг.

План управления проектом должен включать следующие работы:

• проектирование функционала системы;
• внедрение системы;
• тестирование и оценка работы системы;
• опытная эксплуатация системы;
• доработка и настройка системы.

Этап 6. Документирование системы.

Этот этап может выполняться параллельно с предыдущим этапом. Целью данного этапа является создание определенных организационных правил, которые обеспечат стабильную работу системы электронного документооборота.

На данном этапе необходимо:

• провести обучение персонала;
• разработать процедуры и регламенты взаимодействия пользователей;
• разработать руководства по работе с системой.

Критерии выбора системы электронного документооборота

Критерии выбора системы электронного документооборота во многом зависят от потребностей и возможностей организации. Детальный состав критериев должен определяться непосредственно на основании бизнес целей и технических целей процессов документооборота.

Помимо детальных критериев, организация должна использовать и обобщенные критерии, которые связаны с видами систем электронного документооборота и применяемыми технологиями.

К таким обобщенным критериям относятся:

• «зрелость» системы электронного документооборота . Необходимо оценить уровень «зрелости» выбираемой системы. Такая оценка позволит понять, как долго система существует на рынке, какое количество организаций применяет эту систему, существуют ли обновления системы. Если система новая, и только вышла на рынок, то существует большая вероятность ошибок в работе системы. Это может привести к проблемам в ходе эксплуатации системы электронного документооборота.
• Соответствие стандартам отрасли . В различных видах деятельности существуют свои стандарты, прямо или косвенно влияющие на документооборот организации. При выборе системы необходимо обращать внимание, каким образом требования этих стандартов учитываются в системе электронного документооборота.
• Соответствие целям и критическим факторам успеха . При выборе системы необходимо учитывать степень соответствия целям организации. Важно, чтобы система максимально соответствовала целям и ключевым требованиям организации. Если система не соответствует требованиям, то необходимо изменить выбор системы, но не менять ключевые требования и цели. Организация может изменить часть требований под конкретную систему документооборота, но только если эти требования не являются критическими для процессов организации.
• Уровень технической поддержки . Этот критерий относится к выбору поставщика системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень технической поддержки системы, как во время внедрения, так и во время эксплуатации системы.
• Масштабируемость системы . Этот критерий выбора важен с точки зрения расширения деятельности организации. При увеличении объемов работ и расширении базы пользователей системы она должна позволять организации масштабировать решения.
• Доступность системной документации . Помимо пользовательской документации для организации может быть важным иметь доступ к документации по администрированию или изменению настроек системы.
• Защита системы . При выборе системы электронного документооборота необходимо обращать внимание на применяемые меры обеспечения безопасности в системе. У организации могут существовать свои требования по политике безопасности и конфиденциальности данных. Выбираемая система должна позволять настраивать доступ к информации и документам в соответствии с политикой безопасности организации.
• Отказоустойчивость системы . Для некоторых организаций время простоя системы электронного документооборота может быть критическим фактором. При выборе системы необходимо обращать внимание, сколько времени может потребоваться на восстановление системы в минимальной рабочей конфигурации.
• Стоимость владения . При выборе системы необходимо учесть общую стоимость владения системой: стоимость покупки лицензий, стоимость администрирования, стоимость расширения системы, стоимость технической поддержки и обновления, стоимость аппаратного обеспечения и пр.

Данные критерия включают в себя наиболее общие аспекты выбора системы электронного документооборота. Для разработки полного состава критериев необходимо привлекать многие подразделения организации: руководство, юридическую службу, ИТ подразделения, технических специалистов, специалистов по документообороту и пр.

Заместитель генерального директора ООО «Такском»

Подавляющее большинство бухгалтеров пользуются специализированными компьютерными программами, сдают электронную отчетность в налоговую инспекцию и фонды. Так почему бы не общаться «электронно» и со своими контрагентами? Зачем распечатывать стопки бумаг, если можно создавать и хранить электронные документы? О том, как это сделать, нам рассказали в фирме, предоставляющей услуги электронного документооборота.

Игорь Владимирович, расскажите, пожалуйста, что это такое - электронный документооборот?

И.В. Мурашкинцев: Электронный документооборот - это способ организации работы с документами, когда основная масса их оригиналов формируется в электронном виде, без использования бумажных носителей. Обратите внимание - при таком документообороте в электронном виде создаются именно оригиналы, а не просто электронные копии бумажных документов. Электронные документы по утвержденным форматам можно составлять в большинстве бухгалтерских программ. Но для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Создав документ, тут же подписать его электронной подписью можно во многих, правда, не во всех, бухгалтерских программах.

Если электронный документ пересылается контрагенту, он должен быть отправлен с соблюдением порядка обмена электронными документами.

А что это за порядок обмена электронными документами? Каким из видов электронных подписей должен быть подписан электронный документ?

Мы благодарим за предложенную тему интервью главного бухгалтера ООО «Фирма “АНИС-98”» Ольгу Владимировну Салтыкову, г. Москва.

И.В. Мурашкинцев: Для разных документов этот порядок будет разный. Для электронных счетов-фактур особые, более строгие требования. Они обязательно должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлены через оператора электронного документооборот аПорядок, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 № 50н .

Усиленная квалифицированная электронная подпись - это аналог печати организации вместе с подписью ответственного лица. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки. Выдавать такие электронные подписи могут только аккредитованные удостоверяющие центр ыЗакон от 06.04.2011 № 63-ФЗ . Документы, которые были подписаны электронной цифровой подписью по старому Закону об ЭЦП, который с 1 июля утратит сил уЗакон от 10.01.2002 № 1-ФЗ , считаются подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В отдельных отраслях, например в ювелирном производстве, передавать через оператора желательно не только внешние, но и некоторые внутренние документы организации. Внутренние документы обычно не обязательно подписывать усиленной квалифицированной подписью. По решению самой организации может быть достаточно усиленной неквалифицированной или даже простой электронной подписи.

Усиленные неквалифицированные подписи тоже выдают удостоверяющие центры, и они могут быть дешевле квалифицированных. А простая подпись - это шифр или пароль, позволяющий определить создателя документа. Поставить такую подпись можно с помощью компьютерной программы, и это потребует меньших расходов, чем приобретение усиленной подписи.

Внешние документы, кроме счетов-фактур, можно отправлять контрагентам простой электронной почтой. По договоренности сторон они могут быть подписаны либо усиленной квалифицированной, либо усиленной неквалифицированной электронной подписью. Но использование специальной системы электронного документооборота более удобно, так как позволяет моментально получить извещение о том, что ваш партнер документ получил. Он, в свою очередь, может его тут же подписать и отправить вам.

С чего лучше начать внедрение электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Обычно перейти на использование электронных документов решают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Поскольку обмен электронным документами, в частности счетами-фактурами, возможен только по взаимному согласию сторо нп. 1 ст. 169 НК РФ , то для начала надо обсудить возможность перехода на электронный документооборот со своими постоянными контрагентами. Затем вы должны выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы, размещен на сайте ФНС .

На какие критерии желательно ориентироваться, выбирая оператора?

И.В. Мурашкинцев: Как правило, операторы электронного документооборота дают возможность в тестовом режиме обменяться электронными документами с несколькими контрагентами. В ходе такой «опытной эксплуатации» вы сможете понять, какой интерфейс вам удобнее и легко ли будет совместить вашу бухгалтерскую программу с системой документооборота оператора.

Чем сложнее совместить бухгалтерскую программу с системой электронного документооборота, тем выше будет цена внедрения системы. Обратите внимание и на цену пересылки электронных документов. Обычно пересылка оплачивается так же, как в мобильной связи: платит «звонящий», то есть отправитель электронного документа. Электронные документы нередко требуется отправлять в комплекте. В этом случае может тарифицироваться отправка пакета документов, например счет-фактура и акт выполненных работ либо накладная.

Обязательно ли одновременно заключать договор с удостоверяющим центром - организацией, выдающей электронные подписи?

И.В. Мурашкинцев: При внешнем документообороте это обязательно. Удостоверяющий центр должен обеспечить всех участников документооборота электронными подписями. Компании, которые сдают отчетность в электронном виде, такие договоры уже заключили. Если же вы используете только внутренний документооборот, то это зависит от вашего желания. Внутренние документы можно подписывать простой электронной подписью, а в этом случае заключать договор с удостоверяющим центром не требуется.

Могут ли контрагенты использовать разные системы электронного документооборота? Или получить документы можно, только если ваш партнер отправил их через того же самого оператора?

И.В. Мурашкинцев: Сейчас между операторами, к сожалению, пока нет внутреннего роуминга. Поэтому для того, чтобы получать документы, нужно подключиться к тому же оператору, к которому подключена компания, которая отправляет документы. Так что если ваши контрагенты работают через разных операторов, для того, чтобы обмениваться с контрагентами документами, вам придется заключить договор с каждым из операторов.

Мы надеемся, что роуминг заработает в течение этого года и тогда можно будет принимать документы, отправленные через других операторов.

Надо ли отдельно прописывать в договорах с контрагентами использование системы электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Нет, это делать не обязательно. Достаточно обменяться обычными электронными письмами (их можно не заверять электронными подписями) или бумажными письмами по факсу, где подтверждается согласие применять электронные документ ыПисьмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26 . Или, например, один из контрагентов может пригласить другого через своего оператора, как это происходит при приглашении «в друзья» в социальных сетях, а другой - принять это приглашение. Однако если ваш контрагент не хочет получать документы в электронном виде, вам придется продолжать присылать ему бумажные документы.

Хорошо, мы договорились с партнерами, выбрали оператора или даже нескольких операторов. Что делать дальше?

И.В. Мурашкинцев: Теперь надо адаптировать бизнес-процессы в компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами:

разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
назначить ответственных за его ведение;
организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;
прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, надо обеспечить электронной подписью, ведь передавать свою подпись другим лицам нельзя.

Надо ли распечатывать и хранить в бумажном виде электронные документы?

И.В. Мурашкинцев: Нет, не надо, хотя многие по старинке продолжают это делать. Все отправляемые и получаемые электронные документы хранятся в электронном архиве. И ваш электронный архив должен быть организован таким образом, чтобы при необходимости, например по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде, так, как сейчас передается электронная отчетность.

А если налоговая инспекция или аудитор запросят бумажную копию электронного документа, будет ли видно, что это копия электронного документа и что электронный документ подписан сторонами?

И.В. Мурашкинцев: Электронный документ можно распечатать и получить бумажную копию. На этой копии автоматически будет напечатано, что это бумажная копия электронного документа, а оригинал был подписан электронными подписями сторон. Бумажная копия, если она правильно оформлена, то есть заверена подписью и печатью организации или нотариально, может использоваться так же, как копия бумажного оригинала документа.

Все ли документы можно создавать в электронном виде?

И.В. Мурашкинцев: Документы могут создаваться как в бумажном, так и в электронном виде. Если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, он равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручн оп. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ . Для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть утвержденные Федеральной налоговой службой электронные форматы. Остальные документы можно создавать в любом формате, например текстовом или pdf.

Но есть документ, который обязательно должен составляться на бумаге. Это товарно-транспортная накладная. Обеспечить возможность его электронного считывания в пути пока невозможно.

Кроме того, документы, регламентирующие отношения работодателя и работника, например заявление о приеме на работу, трудовой договор, тоже должны составляться в бумажном виде.

Какие требования предъявляются к оборудованию, к компьютерам, подключенным к системе электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Такие же, как и к компьютерам, с которых электронная отчетность направляется в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы. На каждом рабочем месте, подключенном к системе электронного документооборота, должен быть устойчивый интернет-канал и должна быть установлена программа «Крипто-Про» или другая аналогичная программа для работы с электронными ключами.

Какие опасности могут возникнуть при создании и отправке электронных документов и как их избежать?

И.В. Мурашкинцев: Серьезных опасностей, на мой взгляд, нет. Единственное - надо быть очень внимательным, делать все вовремя и не допускать в электронных документах, особенно в счетах-фактурах, ошибок. Регламент выставления и отправки счетов-фактур очень жесткий. И для исправления ошибки в отправленном счете-фактуре необходимо повторно отправить исправленный счет-фактуру.

Но нельзя отправить новый счет-фактуру задним числом, указав дату, которая уже прошла.

Сквозная нумерация счетов-фактур происходит в бухгалтерской программе. И неважно, отправляете ли вы счета-фактуры в бумажном или в электронном виде и пользуетесь ли вы услугами одного или нескольких операторов.

Какова примерная стоимость отправки и получения электронного документа?

И.В. Мурашкинцев: Устойчивая цена на рынке на эти услуги пока только формируется. Сегодня она может составлять от 1 до 5 руб. за отправку одного электронного документа. Некоторые операторы дополнительно устанавливают абонентскую оплату. Получение электронных документов, как правило, бесплатное.

В любом случае это дешевле, чем отправка документов обычной почтой, особенно на дальние расстояния. Плюс сокращение расходов на распечатку и хранение бумажных документов.

По отзывам компаний, которые начали внедрение электронного документооборота, экономия при переходе на обмен документами с контрагентами в электронном виде может составить около 2% валового оборота компании.

Расскажем, как за 10 шагов внедрить систему электронного документооборота в компании своими силами.

Скачайте полезные документы:

Зачем нужна система электронного документооборота

Наверное, уже не осталось ни одной компании, где бы в системе делопроизводства не использовали компьютеры и локальные сети. Поэтому термины ЭДО, электронный документооборот, рано или поздно начнут упоминать в разговорах о ближайших планах даже небольших организаций.

Электронный документооборот кратко - это перевод документопотоков организации в цифровую электронную форму, автоматизация всех процессов обработки документов.

Какие преимущества дает компании внедрение и ведение электронного документооборота с помощью специализированного программного обеспечения - системы электронного документооборота (СЭД)?

1. Растет эффективность труда и, как следствие, его производительность. Автоматизированный поиск по любому запросу позволяет существенно сократить время обработки документов, обеспечить контроль своевременности их исполнения.
2. Сотрудники получают мгновенный доступ к любому созданному и зарегистрированному в системе документу. Появляется возможность оперативно вносить исправления, доступа к документам можно разграничить по исполнителям.
3. Минимизируется влияние «человеческого фактора», исключаются ошибки, связанные с ним.
4. Сокращаются затраты за счет повышения эффективности труда, снижаются издержки на оргтехнику и расходные материалы.
5. Улучшаются взаимодействия как между отдельными исполнителями, так и между подразделениями компании. Обмена информацией и прохождение управленческих сигналов ускоряются.
6. Сокращается время создания, согласования и утверждения документации за счет обеспечения коллективного доступа и контроля сроков исполнения каждого этапа.
7. Снижаются затраты на организацию архивного хранения документов.
8. Повышается степени защиты документации от утраты и повреждения, от несанкционированного доступа.

Поскольку с понятиями «электронный документ, электронный документооборот» знакомы все, кто так или иначе связан с делопроизводством, убеждать в необходимости внедрения СЭД уже никого не надо. Но многие компании еще считают, что сложен и стоит дорого. Но, между тем, осуществить его вполне возможно силами самой организации, что существенно сократит расходы.

Система электронного документооборота (ЭДО): этапы внедрения

Алгоритм внедрения системы электронного документооборота состоит из 10 шагов.

Шаг 1. Определитесь с целями и задачами автоматизации. Проанализируйте проблемы ведения документооборота на предприятии, продумайте, будут ли они решены посредством электронного документооборота.

Шаг 2. Проведите предпроектное обследование. Изучите специфику ведения делопроизводства в вашей компании, для этого:

• проведите ревизию документопотоков между исполнителями и структурными подразделениями;
• проанализируйте действующие регламенты на предмет оптимизации документопотоков, проследите маршруты движения внутренних и внешних документов;
• изучите процесс создания, согласования и утверждения всех видов внутренних документов, формирующихся в компании;
• проинспектируйте порядок регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции;
• оцените, насколько ведение делопроизводства в компании соответствует нормам и требованиям отраслевых стандартов, законодательству РФ;
• изучите процедуру формирования дел, требования к их текущему хранению и передаче на хранение в архив организации;
• продумайте, какие бизнес-процесс должны быть автоматизированы;
• проанализируйте полученные данные и сформулируйте технические требования, которым должна отвечать СЭД электронный документооборот.

Схема. Операции над внутренними документами

Шаг 3. Проведите ревизию сложившихся в компании делопроизводственных процессов прежде, чем перейти на документооборот в электронном виде. Нужно систематизировать и упорядочить работу с документопотоками, повести оптимизацию всей системы делопроизводства в компании. Разработайте регламенты обработки документов, составьте инструкции, в которых установите зоны ответственности между исполнителями, пропишите порядок взаимодействия между ними. Внесите поправки и дополнения в локальные нормативные акты, должностные инструкции. Вместе с IT-службой продумайте вопросы безопасности, разграничения доступа. Руководствуйтесь требованиями системы стандартизации в управлении документами, изложенными в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

Шаг 4. Составьте схему процесса управления документами, пропишите маршруты документопотоков, порядок и очередность исполнения, согласования и утверждения документации. Предусмотрите возможность одновременного доступа и совместной работы с документом для всех исполнителей. Составьте техническое задание с учетом конкретных пожеланий и требований.

Шаг 5. Изучите современные СЭД, продумайте, какие изменения и дополнения можно внести в типовую конфигурацию с учетом особенностей, характеризующих электронный документооборот ЭДО вашей организации. Многие компании-разработчики ПО учитывают индивидуальные требования заказчиков и вносят необходимые им корректировки.

Шаг 6. Начните внедрение СЭД в организации, выбрав один из двух вариантов:

1. Внедрите ЭДО по типам документов, когда сначала автоматизируется обработка какого-то одного вида документов: приказов и распоряжений, контрактов и договоров.
2. Поэтапно внедрите СЭД по подразделениям, когда сначала рабочие места автоматизируют в службе делопроизводства, затем - в кадровой службе, бухгалтерии и так далее во всей компании.

Поскольку при любом варианте уже начинается обработка документов, получите сертификаты для ответственных исполнителей, уполномоченных на подписание документов.

В таблице показано, какие виды электронных цифровых подписей существуют и при подписании каких документов их можно использовать.

Шаг 7. Создайте электронный архив, сконвертировав созданные ранее бумажные документы в электронные форматы. В электронном архиве документы могут храниться как в виде сканов, так и в форматах текстовых редакторов. Начинать создание электронного архива можно сразу, как только руководство примет решение о необходимости внедрения электронного документооборота.

Электронные дела в номенклатуре дел компании

Шаг 8. Интегрируйте СЭД с другими системами автоматизированного учета, используемыми в компании. Работа в системах электронного документооборота, как правило, подразумевает возможность обмена данными с теми системами учета, которые уже внедрили и сейчас обеспечивают автоматизированный кадровый, финансовый, производственный учет в компании.

Шаг 9. Проведите обучение сотрудников, разработайте руководства для пользователей с учетом специфических особенностей конкретных рабочих мест.

Шаг 10. Обеспечьте контроль над соблюдением регламентированных процедур в период адаптации исполнителей к новым условиям работы. Назначьте в подразделениях ответственных сотрудников, которые будут оказывать остальным оперативную помощь и следить за тем, чтобы соблюдался установленный порядок применения СЭД.

Следует понимать, что внедрение СЭД, документооборот в электронных форматах - не самоцель. Это эффективный инструмент внешнего взаимодействия и не только с органами исполнительной власти и контрольно-надзорными. СЭД обеспечит единый документооборот с обособленными подразделениями и оперативный обмен документами с контрагентами. Проявите инициативу и своих партнеров, поставщиков и заказчиков. Это поможет не только повысить качество и скорость обмена информационными потоками, но и сократить время окупаемости внедренной на предприятии системы электронного документооборота.