Все документы, выдаваемые при увольнении, должны быть заполнены и заверены печатью организации.
Это основной документ о трудовой деятельности и стаже человека. В случае задержки в выдаче работодатель может быть оштрафован на сумму до 50 000 рублей.
Выдача документов при увольнении, особенно бланков трудовой и личной медкнижек, должна фиксироваться в специальных журналах.
Все работники, которые связаны с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов, питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения, обязаны иметь медкнижки. При расторжении трудового договора работодатель обязан отдать медкнижку, даже если она была оформлена за его счет. Подробные разъяснения о личной медкнижке можно прочитать в письме Роспотребнадзора от 10.11.2015 № 01/13734-15-32.
Содержит сведения о сумме дохода с начала календарного года и на дату прекращения контракта включительно. Компенсация за неиспользованный отпуск в справке отражается, а вот сумму выходного пособия (если есть), которая не облагается НДФЛ, в справку не включается (подробнее см. Письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118).
Выдается по форме, утвержденной Приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н. Включает в себя сведения о персональных данных работника и сумму его заработка за текущий и два предшествующих года.
В эту форму включаются сведения за месяц, в котором человек уходит, в четвертом разделе указываются только данные об увольняемом.
Здесь необходимо указать сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии. Данная обязанность установлена Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ.
Заполняется третий раздел. Период — с начала квартала по дату увольнения.
Какие документы нужны при увольнении сотрудника в каждом конкретном случае, решает сам сотрудник (за исключением обязательных к выдаче — все, которые указаны выше). Например, бывший работник может захотеть иметь у себя все копии нормативных актов, связанных с его служебной деятельностью:
Если работник письменно запросил все эти распоряжения и приказы до даты своего ухода, эти копии надо выдать в последний день службы. Если человек запросил их после своего ухода, у отдела кадров есть три дня, чтобы подготовить необходимые копии.
Когда сотрудник покидает компанию, организация, конечно, обязана произвести с ним расчет и выдать оригиналы и копии документов, указанные выше, однако в некоторых случаях работник тоже обязан произвести некоторые действия, например:
Эти случаи не регламентированы законодательно, но в некоторых случаях, например, когда осуществляется , необходимы.
Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.
ФАЙЛЫ
Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения.
Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет.
На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат.
Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке. Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.
Документ устроен достаточно просто: обложка плюс основной раздел. На обложке указываются название журнала, дата его начала (есть специальная графа для даты окончания, но ее можно заполнить только на конечном этапе заполнения). Отдельно выделено место под указание названия организации. В некоторых бланках есть поля для указания срока хранения документа.
Важный момент! Если журнал является продолжением предыдущего, то на его обложке должна быть указана эта информация с датами и ссылками на предыдущий документ.
Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:
Существуют три основные разновидности журналов:
Каждый вид документации имеет свою специфику. Журнал регистрации справок, выданных работникам, – яркий «представитель» документации, относящейся к кадровой политике.
При использовании для удобства журнал может быть помещен в обложку из ПВХ пленки.
После того как журнал закончили (истек срок его действия), его не выкидывают. Это противоречит закону. Его помещают на архивное хранение (конкретно представленный бланк – на 5 лет, только если сотрудники не работают во вредных либо опасных условиях труда).
Для большего удобства размещения в журнале может иметься пара отверстий. Они позволяют удобно разместить журнал в архивной папке. Обложка с документа перед совершением этого действия снимается.
С обратной стороны обложки на последнем листе может быть расположена специальная надпись-заверитель, позволяющая подготовить журнал к продолжительному хранению. Но даже если поля для заверения отсутствуют, руководитель обязан поставить свою подпись с обратной стороны документа после его завершения, а также там должна стоять печать организации. Естественно, если такая процедура опечатывания каждого экземпляра предусмотрена внутренним распорядком организации (в разных компаниях по этому поводу свои распоряжения).
Функционал заполнения журнала регистрации справок, выданных работникам, в большинстве случаев ведет кадровик. Но эта обязанность может быть возложена на делопроизводителя или бухгалтера организации отдельным приказом руководителя либо прописана в трудовом договоре работника.
В большинстве журналов на первых страницах указываются ФИО заполняющего, его должность, период несения ответственности за ведение журнала и ставится личная подпись. Распределение такого рода обязанностей является очень важным моментом во всем делопроизводстве организации.
Установленной формы для этого журнала нет. Однако приведенные бланки очень удобны при использовании. Они могут быть дополнены различными графами. Например, эти дополнительные столбцы таблицы основной части могут содержать данные о:
Каждая из организаций вправе самостоятельно решать, какую форму для ведения этого документа выбрать и как ее преобразовать. Главное, чтобы она была принята приказом руководителя и являлась частью учетной политики компании.
При заполнении ошибки крайне нежелательны. Однако исправления при таком положении дел вполне допустимы. Для того чтобы произвести исправление, нужно одной чертой перечеркнуть ложную информацию, а сбоку или вверху, рядом с ней, написать верную.
Исправление считается грамотно оформленным, только если рядом с ним стоит надпись «Исправленному верить» и подписи всех заинтересованных (ответственных за заполнение) лиц. Только так журнал регистрации справок, выданных работникам, будет заполнен корректно.
Развернуть ▼
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные ? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись , Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
